Jouw privacy, onze prioriteit bij V-FinLaw

Bij V-FinLaw nemen we de bescherming van jouw privacy uiterst serieus. Transparantie en vertrouwen zijn de fundamenten van onze dienstverlening. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonlijke informatie we verzamelen, waarom we dit doen, hoe we het gebruiken en beveiligen, en wat jouw rechten zijn. We werken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en streven ernaar je te voorzien van heldere en begrijpelijke informatie.

Welke gegevens verzamelen we en waarom?

V-FinLaw verzamelt gerichte informatie om onze diensten optimaal te kunnen leveren en jouw bedrijf te ondersteunen, afhankelijk van je interactie met ons:

Websitebezoekers:

  • IP-adres geanonimiseerd (via Google Analytics) voor algemene statistieken.
  • Browser en apparaattype voor website-optimalisatie.
  • Functionele cookies (zie ons Cookiebeleid voor meer details).

Quickscan aanvragers:

  • Naam, e-mailadres, telefoonnummer voor contact.
  • Bedrijfsgegevens (rechtsvorm, omzet) voor een passend adviesrapport.
  • Deze gegevens worden gebruikt voor een adviesrapport binnen 48 uur en maximaal 30 dagen bewaard, daarna verwijderd.

Klanten:

  • NAW-gegevens, KvK-nummer, BTW-nummer voor administratie.
  • IBAN (alleen voor facturatie en betalingen).
  • Financiële documenten (altijd met jouw expliciete toestemming) voor onze dienstverlening.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

  1. Om onze diensten uit te voeren (boekhouding, advies, contracten).
  2. Voor communicatie (48-uurs reactie, facturen, updates).
  3. Voor wettelijke verplichtingen (bijv. de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).
  4. Om onze website te verbeteren (geanonimiseerd, geen persoonlijke identificatie).

Belangrijk: V-FinLaw zal jouw gegevens nooit verkopen aan derden, spam versturen of delen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

Met wie delen we jouw gegevens?

V-FinLaw deelt beperkt gegevens met vertrouwde dienstverleners, uitsluitend voor de uitvoering van onze diensten en altijd met een AVG-verwerkersovereenkomst om jouw privacy te waarborgen:

1. Boekhoudprogramma: E-Boekhouden

  • Waarom: Voor het voeren van je boekhouding en het doen van BTW-aangiftes.
  • Gedeeld: Facturen, bankafschriften, relevante financiële data.
  • Beveiliging: SSL-versleuteld, ISO-certificering, servers in Nederland (AVG-proof).

2. E-mail & communicatie: Microsoft 365

  • Waarom: Voor professionele en veilige communicatie via info@v-finlaw.nl.
  • Gedeeld: E-mailadres, communicatie met klanten.
  • Beveiliging: Enterprise-grade beveiliging, EU-servers (AVG-compliant).

3. Website & analytics: Google Analytics

  • Waarom: Om onze website te verbeteren (geanonimiseerd).
  • Gedeeld: Geanonimiseerd IP-adres, paginabezoek.
  • Beveiliging: Privacy mode actief, EU-servers.

4. Betalingen: Bank

  • Waarom: Voor het ontvangen van betalingen voor onze diensten.
  • Gedeeld: Uitsluitend betaalgegevens voor facturen.
  • Beveiliging: Standaard bankbeveiliging.

Met alle genoemde partijen hebben we een AVG-verwerkersovereenkomst afgesloten. Alle partijen zijn AVG-compliant en gevestigd binnen de EU.

Nooit gedeeld met: Marketing bureaus, advertentieplatforms (geen Facebook/Google Ads tracking), databrokers, externe verkoopteams of concurrenten. We versturen geen marketing e-mails tenzij je je expliciet aanmeldt (opt-in).

Jouw gegevens veilig en jouw rechten gewaarborgd

V-FinLaw neemt de beveiliging van jouw gegevens zeer serieus en hanteert meerdere beschermingslagen:

Technische beveiliging:

  • Website: SSL-certificaat (https), beveiligde hosting met dagelijkse backups, firewall tegen hackers en malware, automatische beveiligingsupdates.
  • E-mail & communicatie: Microsoft 365 Enterprise beveiliging, TLS-versleuteling, Two-factor authenticatie (2FA) verplicht, anti-spam en anti-phishing filters.
  • Data opslag: Versleutelde cloudopslag (Microsoft OneDrive/Google Drive), dagelijkse automatische backups, servers binnen EU (AVG-compliant). Geen USB-sticks of onbeveiligde laptops.
  • Toegangsbeveiliging: Sterke wachtwoorden verplicht (min. 12 tekens), toegang alleen voor bevoegde medewerkers, geen gedeelde inloggegevens, automatische uitlog na 15 min inactiviteit.

Organisatorische maatregelen:

  • Geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers.
  • Geen printouts mee naar huis, 'schone bureau policy'.
  • Veilige vernietiging van documenten (versnipperaar).
  • Geen gegevens op publieke computers, onbeveiligde WiFi of WhatsApp voor vertrouwelijke documenten.

Bij datalek: We melden dit direct aan jou binnen 24 uur en aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur, onderzoeken de oorzaak en nemen maatregelen om herhaling te voorkomen.

Bewaartermijn: Gegevens van actieve klanten worden beveiligd opgeslagen. Na de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar worden ze definitief verwijderd.

Jouw AVG-rechten:

Je hebt volledige controle over jouw gegevens. Neem contact op via info@v-finlaw.nl of bel 06-57675131 voor vragen of om een van de volgende rechten uit te oefenen:

  • Recht op inzage: Ontvang een overzicht van de gegevens die we van je hebben (gratis, binnen 1 maand).
  • Recht op correctie: Pas onjuiste of verouderde gegevens aan (binnen 5 werkdagen).
  • Recht op verwijdering: Laat je gegevens wissen (niet mogelijk tijdens wettelijke bewaarplicht).
  • Recht op beperking: Stop het gebruik van gegevens voor een specifiek doel.
  • Recht op dataportabiliteit: Ontvang je gegevens in een leesbaar formaat (bijv. Excel/PDF).
  • Recht op bezwaar: Maak bezwaar tegen de verwerking van je gegevens.

Voor een verzoek controleren we jouw identiteit (naam, KvK-nummer). Niet tevreden met onze reactie? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of bellen naar 088-1805 250.